L’organisation dans la vie d’un entrepreneur n’est pas toujours simple. Notre objectif dans cet article est de t’aider dans ton organisation avec des conseils et des méthodes que tu pourras mettre en œuvre dans ton entreprise. Bien sûr en fonction de ta typologie d’entreprise tous les conseils ne pourront pas s’appliquer mais nous avons fait en sorte de s’adapter au maximum d’entre vous. 

Nous nous sommes appuyés sur notre expérience mais également de retours d’expériences d’autres entrepreneurs afin de proposer dans cet article un maximum de conseils. 

Organiser sa semaine d’entrepreneur

Ici je vais t’expliquer une méthode afin de séparer les jours de sa semaine en thématique. Elles seront au nombre de 3 : 

• La journée spécial client 
• La journée spéciale administratif 
• La journée spéciale entreprise 

La journée client 

L’objectif de cette journée est d’effectuer les tâches réservées exclusivement pour tes clients. Cela peut être des tâches pour lesquels ils ont payé mais c’est également sur ces jours-là qu’il est le plus judicieux de caler ses rendez-vous.

Une journée administrative 

La journée administrative va te permettre de classer, trier et ranger tes papiers. Une fois par mois tu peux caler cette journée en fonction de tes rendez-vous, de ta comptabilité et de tes deadlines. Grâce à cette journée, tes papiers seront toujours bien classés et en cas d’imprévus ou de demandes spécifiques tu sauras rapidement où trouver l’information. Un gain de temps indéniable ! 

Par exemple, nous, une fois par mois nous avons une demi journée pour classer nos factures, nos devis et nos tickets de caisse du mois précédent afin d’être toujours à jour. 

Une journée pour son entreprise 

En tant qu’entrepreneur nous avons toujours envie de faire évoluer notre business et nous avons des idées plein la tête. 

Afin de ne pas s’éparpiller il est intéressant d’établir une journée par semaine pour penser à soi et à ce que l’on souhaite développer. Durant cette journée, tu pourras établir ta communication, tourner des vidéos, préparer tes futurs posts ou encore réfléchir à des idées innovantes pour attirer des clients. 

Les tips pour s’organiser 

Utiliser la méthode Eisenhower 

La gestion des priorités se base sur les impacts de ces dernières sur d’autres éléments, mais également sur la valeur ajoutée que sa réalisation apporte. Pour te permettre de voir plus clair, tu peux utiliser la matrice d’Eisenhower qui identifie 4 caractéristiques de tâches :

• Urgent et important (les tâches que tu dois faire immédiatement).
• Important, mais pas urgent (les tâches que tu dois programmer pour plus tard).
• Urgent, mais pas important (les tâches que tu dois déléguer à quelqu’un d’autre).
• Pas urgent et pas important (les tâches que tu dois éliminer).

Grâce à celle-ci tu vas pouvoir mieux planifier les tâches dans ton agenda et ainsi avoir l’esprit tranquille concernant tes dates butoires. 

Planifier ses tâches 

Avec la méthode précédemment expliquée, tu n’as plus qu’à planifier les tâches dans ton agenda en fonction de la journée. La planification est pour nous la clé de la réussite des projets car elle permet de pouvoir le suivre à chaque étape de son avancée. 

Il sera d’autant plus facile pour vous d’avoir un agenda clair si l’on vous demande un rendez-vous ou un renseignement, un oeil rapide dessus et le tour est joué. 

Personnellement nous utilisons Google Agenda et Notion pour nous accompagner dans cette planification. 

Estimer le temps d’une tâche 

Pour pouvoir planifier une tâche il faut bien sûr devoir l’estimer. L’objectif ici est de se fier à son expérience et de ne pas surestimer son temps de travail. Dès que tu effectues une nouvelle tâche, note dans un carnet le temps qu’elle t’a pris afin de pouvoir la planifier pour la prochaine fois. Ton agenda va peu à peu se préciser avec cette méthode et tu ne seras plus en retard.