Nos outils de productivité sont des outils qui nous permettent de nous organiser au quotidien et d’avancer plus rapidement sur certaines tâches. Il s’agit d’outils de communication, de vidéoconférence, partages de documents, de collaboration et de gestion de projets.

Tous les outils ne conviennent pas à tout le monde, il va sans dire que vous devez choisir les outils qui correspondent le mieux à votre personnalité, à votre équipe et à votre type d’entreprise. Nous décidons aujourd’hui de partager les nôtres dans le but de vous montrer comment nous les adaptons à notre entreprise. 

Wetransfer

C’est un outil parfait si tu as besoin d’envoyer des pièces jointes trop volumineuses qui ne passent pas par mail. Cet outil te permet de transférer des données (audio, vidéo, fichiers) à un autre internautes. Après avoir envoyé vos données, la plateforme les conserve quelques jours et après ils expirent automatiquement. Il te permet aussi de savoir si le destinataire du mail a ouvert les fichiers, ce qui est très pratique pour savoir si il faut le relancer ou pas.

Google Agenda

C’est NOTRE outil de planification de nos journées, semaines, mois, années, vous avez compris. Vous pouvez l’utiliser sur l’ordinateur mais également sur mobile et tablette avec l’application comme toutes les applications de la suite de Google. Vous pouvez créer plusieurs agenda bien distinct, par exemple un pro et un perso. Mais également les partager avec plusieurs personnes comme votre équipe ou votre chéri. Cet agenda nous permet dans un premier temps de planifier des tâches à faire une seule fois mais également de planifier des événement récurrents toutes les semaines, tous les mois, tous les 15 jours ou tous les 20 du mois peut importe c’est complètement personnalisable. Ajout automatique des événement en effet si vous inscrirez à un événement, l’événement s’inscrit automatiquement dans votre agenda avec toutes les informations précisées par l’organisateur donc c’est pratique. Vous pouvez également trier vos tâches en fonction de couleurs pour avoir une vue plus large sur votre semaine. Les tâches se déplace dès que vous cliquez dessus et vous pouvez vous créer des rappels 

Si vous êtes sur Gmail qui est connecté à Google agenda, il y a une fonctionnalité intéressante, les événement inscrit dans les mails vont s’inscrire dans votre agenda ou par exemple si vous commandez des billets de train ou d’avion.

Notion

C’est un outil de gestion, de centralisation des informations, de planification  et de création de contenus bref c’est THE outil d’organisation ! On a peut être pas besoin de vous faire un exposé complet sur notion parce que beaucoup l’ont fait avant nous mais on va brièvement vous expliquer pourquoi on l’utilise (to do, planning action des contenus, prospection, recenser nos process de travail et CRM, centralisation de nos informations)…

Feed Preview

C’est un outil essentiellement destiné à harmoniser ton Feed sur Instagram. Car votre Feed influence et booste grandement votre taux d’engagement. Cette application vous permet donc de rendre votre Feed plus joli et donc de programmer vos publications à l’avance en vérifiant quand les publier. Il existe une version gratuite très simple et une version payante pour gérer un compte en équipe.

Jitsi Meeting

C’est un outil très simple d’utilisation de vidéoconférence. Elle combine la visioconférence et le chat car il est possible d’envoyer des messages pendant la réunion. Elle se distingue des autres car vous n’avez pas besoin de créer de compte juste à créer une URL personnalisée et de l’envoyer aux personnes conviées à la réunion. Elle s’utilise sur tous les appareils et également sur mobile et tablette. Cette application est sécurisée car vous pouvez même contrôler l’ouverture de la réunion avec un mot de passe.

Les stand-up meeting

C’est la première tâche que l’on fait le matin en arrivant. Mot à mot il s’agit de réunion debout ou réunion agile. Donc pendant 15 min maximum on échange sur ce qu’on a fait la veille et sur ce qu’on doit faire aujourd’hui pour mettre notre cerveau en mode travail. C’est un moment important qui nous permet d’échanger sur les dossiers en cours devant un café mais également de dynamiser notre équipe et de favoriser l’esprit collaboratif.

La Veille

C’est une tâche que nous réalisons tous les matins, on ne va peut être pas vous apprendre ce que c’est mais pour ceux qui ont des doutes. Il s’agit d’une technique de surveillance de notre environnement, de nos concurrents, de nos clients et de l’actualité que ce soit sur des sites de curation d’information, sur google, sur les sites de médias et sur les réseaux sociaux.

Les To-Do list journalières 

Généralement le vendredi, on écrit dans l’agenda nos tâches à réaliser sur toute la semaine prochaine et on regarde également la semaine actuelle pour vérifier qu’on a pu réaliser toutes les tâches sinon on la duplique la semaine d’après.

Calendrier éditorial (réseaux sociaux)

Exactement comme le planning de la semaine on planifie les publications de la semaine d’après le vendredi d’avant. On a également un document qui nous permet d’inscrire toutes nos idées de postes et de contenu.

Il ne faut vouloir être productif à tout prix et perdre du temps à vouloir essayer toutes les applications possibles et inimaginables. Essayes plutôt une méthode simple au début et ensuite étoffes ton organisation. Choisi aussi dans quoi tu veux t’investir en fonction des objectifs que t’es fixés. N’essayes pas d’être sur 3000 projets en même temps et choisis dans quoi tu veux investir ton temps dans ta journée, ta semaine.

Nous avons fait une vidéo sur cette thématique sur notre chaine YouTube, n’hésite pas si tu veux découvrir encore plus d’outils et de méthodes pour t’améliorer.